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Confidentialité


Protéger vos données personnelles 

UKG Inc, composé de Ultimate Software, Kronos, et leurs filiales respectives (collectivement, « UKG », « nous » et/ou « notre ») s'engagent à protéger la vie privée des personnes qui visitent notre site web (« Visiteurs ») et des personnes qui utilisent les services de UKG (« Utilisateurs » et/ou « vous ») en tant qu'employé(e) ou postulant(e) de UKG ou de l'un de ses clients.

Portée

Le présent avis de confidentialité (« Avis ») décrit les pratiques de protection de la vie privée de UKG relatives à l'utilisation des sites internet, des produits, des services et toute application connexe de UGK (« Services »). Cette Politique fournit aussi des informations sur les choix qui s'offrent à vous concernant la collecte ou l'utilisation de vos données personnelles (« DP ») et les droits qui vous sont accordés, notamment la possibilité d'accéder aux informations vous concernant ou comment les mettre à jour.

Que couvre cette Politique ?

L'avis s'applique aux DP fournies ou collectées à travers l'utilisation des services de UKG par les clients, les employé(e)s, les postulant(e)s et/ou les visiteurs des sites internet. Aux fins du présent avis, DP fait référence aux informations collectées par UKG relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.

Quelle Politique de Confidentialité est applicable ?

Notre Politique Clients s'applique quand vous :

  • Utilisez une page de connexion de la marque pour les clients ; et
  • quand vous êtes candidat à un emploi créant un profil ou candidatant pour un poste chez notre client.

Cette Politique s'applique quand vous :

  • Vous utilisez une page de connexion de la marque UKG; et
  • Vous êtes candidat(e) à un emploi créant un profil ou postulant(e) pour un poste chez UKG.

Liens vers des sites Web n’appartenant pas à Ultimate Software

Les sites Web d'UKG peuvent contenir des liens vers des sites tiers dans le but de vous offrir plus d’informations. Lorsque vous accédez à ces liens, vous quittez le site Web d'UKG et êtes redirigé(e) vers un site tiers. UKG n’est pas responsable des sites Web de tiers. Les pratiques en matière de confidentialité des tiers peuvent différer des pratiques d'UKG en matière de confidentialité. Nous n'approuvons pas et ne faisons aucune promotion concernant les sites Web de tiers. Lorsque vous partagez des données personnelles avec des sites Web tiers, le traitement de ces données par des tiers n'est pas couvert par cette Politique de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web ou de l'entreprise avant de partager vos données personnelles avec eux.

Sources des données personnelles 

Les informations que nous collectons :
UKG recueille des DP auprès de plusieurs sources différentes, notamment :

  • Directement d'un visiteur du site Web, d'un prospect, d'un client, d'un candidat ou d'un employé ;
  • Directement ou directement des visiteurs du site Web, des clients, vendeurs, prestataires de services ou d'autres tiers ; et
  • À partir de votre utilisation, visite ou activité sur l'un de nos sites internet.

Veuillez consulter chacune des rubriques ci-dessous pour en savoir plus sur la manière dont UKG collecte les DP et leur nature.

Visiteurs du site Web

Comment collectons-nous les données personnelles ?
UKG recueille des DP sur un visiteur du site internet lorsque celui-ci visite notre site internet et lorsqu'il choisit de fournir des informations. Par exemple, nous collectons des informations lorsque vous visitez notre site Web et lorsque vous nous contactez via notre site Web, vous fournissez votre E-mail, votre numéro de téléphone ou d'autres informations similaires, comme les informations que vous fournissez lorsque vous vous inscrivez à un webinaire.

Quelles sont les données collectées ?
Les données collectées auprès du visiteur du site Web comprennent :

  • Nom ;
  • Entreprise ;
  • Poste ;
  • Adresse ;
  • Numéro de téléphone et
  • e-mail.

Enfants

Nous ne collectons sciemment aucune DP auprès des enfants de moins de 13 ans. Si vous avez moins de 13 ans, veuillez ne soumettre aucune DP à UKG. Si vous avez une raison de croire qu'un enfant de moins de 13 ans a communiqué ses PD à UKG, veuillez nous contacter conformément à la Section 14 du présent avis et nous nous efforcerons de supprimer ces informations de nos bases de données.

Candidat(e)s à un poste et employé(e)s d'UKG

Comment collectons-nous les données personnelles ?
UKG collecte des DP sur un(e) postulant(e) à un emploi lorsqu'une demande d'emploi est remplie auprès d'UKG. En outre, UKG recueille des informations sur les personnes qui créent un profil sur notre site Web, qu'elles aient ou non rempli une demande d'emploi.

Si la personne est engagée par UKG en réponse à une demande d'emploi, des informations supplémentaires sont collectées durant le processus d'accueil et intégration et au fil de la relation professionnelle. Nous pouvons également collecter les informations que vous avez volontairement rendues publiques et/ou partagées sur des comptes visibles par le public, tels que les plateformes de médias sociaux.

Quelles sont les données collectées ?
Les DP recueillies auprès d'un(e) candidat(e) à un emploi ou d'un(e) employée d'UKG comprennent, sans s'y limiter, les éléments suivants :

  • Identifiants personnels (nom, adresse, âge, date de naissance, numéro de sécurité sociale) ;
  • Informations professionnelles ou liées à l'emploi (expérience professionnelle, salaire) ;
  • Formation et
  • données personnelles/coordonnées.

Informations sur les Clients (et les informations sur leurs employés et les candidats à un emploi)

Comment collectons-nous les données personnelles ?
Lors de l'utilisation de nos produits et services, nos clients sont seuls responsables du fait de décider quelles DP concernant leurs employés ou les candidats à un emploi seront collectées. UKG traite des données uniquement sous la supervision de ses client(e)s et n'a pas de relation directe avec les personnes (les employé(e)s de nos client(e)s et les candidat(e)s) dont les données sont traitées par nous.

Les données peuvent être recueillies par l'intermédiaire d'une solution SaaS, par des membres de notre équipe de support aux client(e)s, ou par les processeurs engagés par UKG pour vous fournir les Services. Pour les employé(e)s des client(e)s qui utilisent les terminaux de Krono dotés d'un appareil de scannage numérique ou biométrique pour le pointage des employé(e)s, veuillez voir la section Confidentialité des données biométriques du présent avis.

Quelles sont les données collectées ?
Les DP traitées par UKG au nom de nos client(e)s varient, mais incluent des informations telles que le nom, le nom de l'entreprise, l'adresse, l'e-mail, le temps de travail ainsi que l'assiduité et l'horaire et les numéros de sécurité sociale. Veuillez contacter votre employeur ou l'entreprise auprès duquel/de laquelle vous avez postulé pour en savoir plus sur les informations qu'ils recueillent pour les produits et services d'UKG.

Utilisateurs d'applications mobiles

Comment collectons-nous les données personnelles ?
UKG recueille des DP sur un utilisateur de notre application mobile lorsque celui ou celle-ci choisit de fournir ces informations. Nous collectons aussi des données pour vous en utilisant un logiciel d'analyse mobile.

Quelles sont les données collectées ?
Notre application mobile peut enregistrer des informations concernant la fréquence d'utilisation de l'application, les événements qui se produisent au sein de l'application, l'utilisation agrégée, les données de performance, votre localisation, le type d'appareil utilisé et l'endroit à partir duquel l'application a été téléchargée. Nous n’associons pas l’information enregistrée dans le logiciel d’analytique à une quelconque donnée personnelle identifiable que vous soumettez dans l’application mobile.

Activité du site Web, cookies et autres technologies de suivi

Comment collectons-nous les données personnelles ?
UKG recueille des informations grâce à l'utilisation de logiciels de suivi des sites Web, ainsi que de votre utilisation ou activité sur l'un de nos sites Web, en utilisant des cookies et d'autres technologies de suivi.

Quelles sont les données collectées ?
Le logiciel de suivi du site Web capture automatiquement les informations techniques qui sont stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. Par exemple, lorsque vous visitez nos sites Web, nos partenaires et nous-mêmes stockons et accédons à des informations non sensibles provenant de votre appareil, telles que des cookies ou un identifiant unique d'appareil, et traitons des DP telles que votre adresse IP, le fabricant et le modèle de l'appareil, le type de navigateur utilisé, les pages Web visitées et le temps passé sur notre site Web.

Pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies et autres technologies de suivi, veuillez consulter notre rubrique Cookies et autres technologies de suivi.

Fonctionnalités et widgets des Médias sociaux

Comment collectons-nous les données personnelles ?
Nos sites Web peuvent inclure des fonctionnalités de médias sociaux, tels que des liens vidéo, des boutons « J'aime » et des widgets tels que des boutons « Partager » ou des minis-programmes interactifs, et peuvent activer un cookie pour permettre à la fonctionnalité de fonctionner. Les fonctionnalités et widgets des médias sociaux peuvent être hébergés par une tierce partie ou directement sur nos sites web. Votre utilisation et vos interactions avec ces fonctionnalités sont à votre discrétion et sont régies par la Politique de confidentialité des entreprises qui les émet.

Quelles sont les données collectées ?
Ces fonctionnalités peuvent collecter vos DP telles que votre adresse IP et la page internet que vous consultez.

Utilisation de vos données personnelles 

Pourquoi utilisons-nous vos données personnelles :

UKG utilise les DP à plusieurs fins, notamment :

  • Pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et/ou services ;
  • Pour atteindre les objectif(s) pour lesquels les informations ont été collectées / communiquées, y compris la fourniture de produits et/ou de services faisant l'objet d'un contrat ;
  • Pour améliorer notre site Web, nos produits et nos services, par le biais de tests, de recherches, d'analyses et de développement de produits ;
  • À des fins de sécurité, y compris la prévention de la divulgation ou d'un accès non autorisés, le maintien de l'exactitude des données, la protection de la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos DP et l'utilisation adéquate de vos DP et
  • Se conformer à toutes les obligations légales applicables.

Veuillez consulter chacune des rubriques ci-dessous pour en savoir plus sur comment Ultimate utilise vos DP.

Visiteurs du site Web

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Les DP que vous nous fournissez en utilisant notre site Web seront utilisées en conformité avec notre Politique de confidentialité. Nous utilisons vos DP pour répondre aux demandes d'informations sur nos produits et services et pour vous permettre de vous inscrire et de participer aux événements que nous parrainons (y compris les webinaires)

Candidat(e)s à un poste et employé(e)s d'UKG

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Nous utilisons l'IP de nos candidats à un emploi et de nos employés à des fins professionnelles légitimes en matière de ressources humaines, par exemple :

  • la gestion de la paie ;
  • pour pourvoir des postes vacants ;
  • administrer des dossiers de protection sociale à jour ;
  • nous conformer aux exigences gouvernementales en matière de rapports ;
  • pour la gestion des performances ;
  • fourniture d'un accès au réseau de l'entreprise ;
  • authentification des personnes et
  • gestion de la sécurité et de la santé.

Informations sur les Clients (et les informations sur leurs employés)

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Nous utilisons vos DP pour vous offrir les services qu'UKG est contractuellement obligée de vous offrir, améliorer ces services ou communiquer avec vous sur nos produits ou services. Pour les employé(e)s des client(e)s qui utilisent les terminaux de Krono dotés d'un appareil de scannage numérique ou biométrique pour le pointage des employé(e)s, veuillez voir la section Confidentialité des données biométriques du présent avis.

Activité du site Web, cookies et autres technologies de suivi

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
Afin d'améliorer le contenu et le format de notre site, UKG utilise le logiciel de suivi des sites Web pour capturer automatiquement des informations techniques qui sont ensuite conservées dans l'historique de notre serveur.

UKG et ses partenaires utilisent également des cookies et d'autres technologies de suivi pour mesurer les préférences des visiteurs de notre site Web, analyser les tendances, administrer le site Web, suivre les mouvements des utilisateurs sur le site Web et recueillir des informations démographiques sur l'ensemble de notre base d'utilisateurs. Veuillez consulter la rubrique des Cookies ci-dessous pour en savoir plus.

Application mobile

Comment utilisons-nous vos données personnelles ?
UKG utilise un logiciel mobile d’analytique pour mieux comprendre les fonctionnalités de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Nous n’associons pas l’information enregistrée dans le logiciel d’analytique à une quelconque donnée personnelle identifiable que vous soumettez dans l’application mobile.

Divulgation de données personnelles 

Nous ne vendons aucune donnée personnelle à des tiers. Veuillez consulter chacune des rubriques ci-dessous pour en savoir plus sur comment Ultimate transmet vos DP.

Filiales et filiales contrôlées

Il est possible que nous partagions vos DP avec nos filiales et filiales contrôlées afin de vous fournir le produit, le service ou bien la tâche que vous nous avez demandé.

Tiers (vendeurs/prestataires de services)

Nous pouvons nous engager avec des tiers (vendeurs et/ou fournisseurs de services) afin de fournir un produit ou un service (ou d'effectuer certaines fonctions telles que l'amélioration et/ou la fourniture de nos offres de produits et services) ou pour accomplir une tâche que vous avez demandée.

Nous avons conclu des contrats avec des fournisseurs tiers (vendeurs et/ou prestataires de services) pour qu'ils remplissent certaines fonctions en notre nom, et uniquement selon nos directives. Nos tiers sont liés par des accords de confidentialité, ils n'ont accès à vos DP que dans la mesure requise à la fourniture des services contractuels et ils ne sont autorisés à traiter vos DP  que conformément à nos directives et aux fins que nous divulguons).

Divulgations supplémentaires

UKG pourrait divulguer vos DP si nous pensons en toute bonne foi qu'une telle action est nécessaire pour :

  • respecter la loi ou un processus légal ;
  • protéger et défendre nos droits et notre propriété ;
  • nous protéger d’une mauvaise utilisation ou d’une utilisation non autorisée de notre site Web ; ou
  • protéger la sécurité ou propriété personnelle de nos utilisateurs ou du public (entre autres, ceci signifie que si vous fournissez de informations fausses ou essayez de vous faire passer pour quelqu’un d’autre, les données à votre sujet pourraient être révélés dans le cadre d’une enquête sur vos actions).

Autre que ce qui est indiqué dans le présent avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos PI à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous ne croiserons pas vos PI avec celles de tout autre client ou entité.

Transferts de données personnelles 

Transferts internationaux

L'UKG se conforme au règlement général de l'UE sur la protection des données concernant le transfert de DP de l'UE vers les États-Unis. Pour les transferts de DP provenant de l'UE vers l'UKG pour leur traitement par l'UKG dans une juridiction autre que celle de l'UE, de l'EEE ou des pays approuvés par la Commission européenne qui assurent une protection « adéquate » des données, l'UKG s'engage à (a) assurer au moins le même niveau de confidentialité des DP provenant de l'UE que celui exigé aux États-Unis - de l'UE et des États-Unis ; ou (b) utiliser la forme des clauses contractuelles normalisées (« CCN ») entre le contrôleur et le processeur, actuellement approuvées. Dans la plupart des cas, UKG utilisera les clauses contractuelles normalisées approuvées par la Commission européenne comme mécanisme juridique pour les transferts de DP transfrontaliers à partir de l'UE.

Confidentialité

UKG respecte le Privacy Shield Framework (bouclier de protections) des données UE-États-Unis et Suisse-États-Unis, établis par le U.S. Department of Commerce (département du Commerce américain) concernant la collecte, l'utilisation et la rétention de données personnelles transférées de l’Union européenne, du Royaume-Uni et de la Suisse, le cas échéant. UKG a certifié au département de commerce que l’entreprise adhère aux principes du Privacy Shield (bouclier de protection des données) quant à ces informations. Pour en savoir plus sur le programme du Privacy Shield et pour visualiser notre certification, veuillez consulter le  site Internet. du Privacy Shield.

UKG est responsable du traitement des DP qu'elle reçoit, définies comme toute opération ou ensemble d'opérations effectuées sur les DP, de manière automatique ou non, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, le stockage, l'adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l'utilisation, la divulgation par transmission, diffusion ou autre mise à disposition, l'alignement ou la combinaison, le blocage, l'effacement ou la destruction, qu'elle reçoit, en vertu du Privacy Shield Framework applicable (Bouclier de protection des données), et, à l'occasion, qu'elle transfère ensuite à un tiers agissant en tant qu'agent pour son compte. UKG respecte les principes du Privacy Shield pour les transferts de DP ultérieurs depuis l'Union européenne, le Royaume-Uni et/ou la Suisse, y compris les dispositions relatives à la responsabilité en cas de transfert ultérieur.

Quant aux DP reçues ou transférées conformément aux Privacy Shield Frameworks, UKG est soumise aux pouvoirs d'application de la réglementation de la Commission fédérale du commerce des États-Unis. Dans certaines situations, UKG peut être tenue de divulguer des DP en réponse aux demandes légales des autorités publiques, y compris de répondre aux exigences de sécurité nationale ou de respect des lois.

Si vous estimez que nous ne traitons pas concernant la confidentialité ou l’utilisation de données, veuillez contacter le service tiers de résolution des différends, situé aux États-Unis (sans frais) par l’intermédiaire du site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions décrites plus en détail sur le site du Privacy Shield, vous pouvez faire appel à un arbitrage exécutoire lorsque toutes les procédures de règlement de différents ont été épuisées.

APEC (Alliance for the Preservation of English in Canada)

Les pratiques de confidentialité d'UKG, décrites dans le présent avis de confidentialité, sont conformes au Système de règles de confidentialité transfrontalières de APEC (CBPR).  Le système CBPR d'APEC fournit un cadre pour permettre aux entreprises d'assurer la protection des données personnelles transférées entre les économies participant à l'APEC. Pour plus de renseignements sur le cadre de référence de l'APEC, regardez ici.

Conflit linguistique

En cas de conflit entre les termes de la présente Politique de confidentialité et le mécanisme de transfert adéquat applicable pour le transfert transfrontalier de DP depuis l'UE, la Suisse ou le Royaume-Uni vers les États-Unis (tel que les Clauses contractuelles types ou le Privacy Shield UE-USA ou Privacy Shield Suisse-USA), la langue spécifiée dans le mécanisme de transfert adéquat prévaudra.

Conservation des données personnelles 

UKG ne conservera les DP que pour la durée nécessaire à la réalisation de l'objectif/des objectifs pour lesquels les informations ont été collectées ou comme cela est requis ou autorisé par les lois applicables (y compris la résolution des litiges) et conformément aux contrats de nos client(e)s.

Cookies et autres technologies de suivi

Que sont les cookies ?

Un cookie est une information que notre site Web stocke sur votre ordinateur et qui peut être récupérée plus tard. Ce cookie ne peut être lu par aucun autre site. Comme indiqué dans notre rubrique sur l'utilisation de vos DP, nous utilisons des cookies à des fins administratives, notamment pour enregistrer vos préférences, ce qui nous permet d'offrir aux visiteurs du site Web une meilleure expérience.

Comment pouvez-vous gérer l'utilisation des cookies ?

Centre de la confidentialité d'UKG : lorsque vous visitez notre site Web, vous pouvez faire des choix quant à notre utilisation des cookies, en naviguant au bas de notre site Web et en cliquant sur « Choix sur le consentement aux cookies » ou en cliquant sur « En savoir plus » sur la bannière pop-up. Vous avez aussi la possibilité de voir nos partenairs actuels et d'autoriser ou de bloquer leur collecte et leur utilisation de vos DP.

Gestion des cookies Flash :

Pour gérer les cookies Flash, cliquez ici.

Gestion des Cookies par le biais de votre navigateur

Vous pouvez vérifier notre utilisation des cookies sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web de sorte qu’il vous avertisse lorsqu’un cookie est installé. Vous pouvez aussi empêcher l’installation complète d’un cookie. La partie « Aide » de la barre d’outils de la majorité des navigateurs vous indique comment configurer votre navigateur pour qu’il refuse l’installation de nouveaux cookies, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsqu’un nouveau cookie est installé et comment supprimer tous les cookies. Notez cependant que si vous interdisez les cookies, vous pourriez n’être pas en mesure d’accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Cookies publicitaires et analytiques

Nous travaillons avec des tierces parties pour gérer notre publicité sur d'autres sites. Ces tiers parties peuvent utiliser des cookies ou d'autres technologies similaires pour vous offrir des publicités basées sur vos activités de navigations et centres d’intérêts. Nous recourons à Google Analytics pour les analyses générales de site.  Pour en savoir plus sur la façon dont Google utilise les données des sites qui utilisent ses services,  cliquez ici.

Nous avons également mis en place les fonctionnalités de publicité de Google Analytics suivantes pour nos publicités payantes : 

  • Remarketing avec Google Analytics;
  • Rapports sur les impressions sur le Réseau Display de Google;
  • Rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêt de Google Analytics; et 
  • Services intégrés qui ont besoin de Google Analytics pour recueillir des données à des fins publicitaires, y compris la collecte de données grâce aux témoins publicitaires et identifiants. 

Si vous souhaitez ne pas participer aux fonctionnalités de publicité de Google Analytics que nous utilisons, cliquez sur ici.

Données biométriques

Comme indiqué précédemment, UKG ne recueille ni ne contrôle les données des employé(e)s des client(e)s. Les clients qui utilisent les terminaux de Kronos dotés d'un appareil de scannage numérique ou biométrique, la collecte des données scannées des employés des clients est entreprise et contrôlée par le/la client(e). Nos clients collectent ces données des employé(e)s à travers leur utilisation des appareils de scannage numériques et le logiciel associé et conservent les données soit sur le site contrôlé par le/la client(e) ou dans un espace sécurisé (conformément au droit applicable) rendu disponible par Kronos dans un environnement du cloud à cet effet.

Ces données sont utilisées par le/la client(e) pour la vérification des employé(e)s relativement aux fins de pointage de ses employé(e)s. Ces données se limitent à des modèles créés à partir d'algorithmes mathématiques, et non à des empreintes digitales. Les données de scannage numérique des employé(e)s des clients, ou les modèles décrits ci-dessus, peuvent figurer parmi les données des employé(e)s des clients collectées ou stockées par les clients de Kronos.

Vous pouvez trouver une copie de la politique de sécurité des données de Kronos applicable à l'espace sécurisé dans lequel les clients peuvent conserver des données des employé(e)s au www.kronos.com/security.  Kronos a mis en place des mesures raisonnables pour minimiser son accès aux données de scannage numérique des employé(e)s de ses client(e)s. Dans de rares occasions, lorsque Kronos accède aux données de scannage numérique des employé(e)s du ou de la client(e) (par exemple pour le support technique), cela est fait conformément à une instruction du client et est assujetti à des procédures de manipulation strictes et Kronos détruit de manière permanente de telles données immédiatement après la fin de l'opération. Les clients sont responsables de la destruction des données de scannage numérique des employé(e)s qu'ils collectent, controlent, possèdent ou conservent. Toute question relative aux données des employé(e)s obtenues à travers le scannage biométrique ou numérique du ou de la client(e), notamment le calendrier de conservation ou le processus de destruction applicable, doit être adressée à l'employeur concerné.

Droits des données des personnes concernées

UKG prendra des mesures raisonnables pour s'assurer que toutes les DP des employé(e)s d'UKG, des postulant(e)s à un emploi et des visiteurs du site web sont exactes et complètes pour l'utilisation prévue. Comme indiqué précédemment, nous n'utiliserons les DP que d'une manière compatible avec les objectifs pour lesquels elles ont été collectées, conformément aux exigences ou aux autorisations légales, ou à celles que vous pourriez autoriser ultérieurement.

Conformément à la législation en vigueur, nous vous permettons d'exercer en leur totalité ou partielelment les droits suivants concernant la collecte, l'utilisation et le partage de vos DP :

  • accéder aux données que nous avons sur vous ;
  • mettre à jour ou corrigez toute DP inexacte ou incomplète vous concernant ;
  • demander à ce que nous effacions vos DP ;
  • vous opposer ou demander à restreindre le traitement de vos DP ;
  • Recevez les DP que vous avez précédemment fournies à UKG, dans un format lisible par machine, ce qui vous permet de transférer ces DP à une autre entreprise à votre discrétion ;
  • ne pas faire l'objet d'une décision fondée uniquement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, qui produirait des effets juridiques à votre égard ou qui vous affecterait de manière significative et similaire ; et
  • de déposer une plainte directement auprès de l'autorité de surveillance compétente sur la manière dont nous traitons vos DP.
    • Excercice de vos droits

      Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous prenons des mesures raisonnables pour vérifier votre identité avant de vous donner accès à vos DP. Veuillez suivre les instructions ci-dessous en fonction de votre relation avec UKG, et fournir les informations demandées pour nous permettre de traiter votre demande de manière adéquate. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

      Visiteurs sur notre site

      Si vous êtes résident de l'Union européenne, de la Suisse ou du Royaume-Uni et que vous souhaitez demander l'accès à vos données personnelles et/ou de demander l'effacement (droit à l'oubli) des DP fournies précédemment, veuillez cliquer ici.

      Candidats à un poste et employés d'Ultimate Software

      Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) de Ultimate Software et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos DP, et/ou demander la suppression (droit d'être oublié) des DP fournies précédemment, vous pouvez soumettre votre demande par e-mail au people_ops@ultimatesoftware.com. Dans l'e-mail, veuillez indiquer quel droit vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure ce qui suit : 

      • Votre nom complet et e-mail associé à votre profil ;
      • Le numéro de téléphone de votre contact préféré ; et 
      • Votre date d'embauche, que vous pouvez trouver par employés actuels ou antérieurs (jusqu'à un an après la fin du contrat) dans votre profil, ou sur votre lettre de proposition. Nous vous prions de nous faire parvenir votre date d'embauche au format MM/JJ/AA.

      Si vous avez déjà fait une demande d'emploi auprès d'Ultimate (candidats à un emploi) et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, et que vous souhaitez demander l'accès à vos DP et/ou demander l'effacement (droit à l'oubli) des DP fournies précédemment, vous pouvez soumettre votre demande par E-mail à l'adresse suivante : people_ops@ultimatesoftware.com. Dans l'e-mail, veuillez indiquer quel droit vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure ce qui suit : 

      • Votre nom complet et e-mail associé à votre profil ;
      • Le numéro de téléphone de votre contact préféré ; et 
      • Le nombre d'offres d'emploi pour lesquelles vous avez postulé chez Ultimate, ainsi que le titre et le code de poste associés à chaque candidature, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Demandes d'emploi.

      Candidat(e)s à un poste et employé(e)s de Kronos

      Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) de Kronos et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, adressez-vous à votre contact des ressources humaines de Kronos pour comprendre, accéder, modifier et/ou contrôler les DP qui ont été fournies à Kronos dans le contexte de l'emploi.

      Si vous avez déjà fait une demande d'emploi auprès de Kronos (demandeurs d'emploi) et que vous résidez dans l'Union européenne, en Suisse ou au Royaume-Uni, contactez votre recruteur ou votre contact aux ressources humaines de Kronos, le cas échéant, pour comprendre, accéder, modifier et/ou contrôler les DP qui ont été fournies à Kronos dans le cadre de la demande d'emploi.

      Candidats à un poste et employés de notre Client

      Lors du traitement des DP au nom d'un(e) client(e), UKG n'a pas de relation commerciale directe avec les personnes dont elle traite les DP (candidats ou employés de nos clients).

      Si vous êtes un(e) employé(e) actuel(le) ou ancien(ne) ou un(e) postulant(e) à un emploi chez l'un(e) des client(e)s d'UKG, veuillez contacter directement votre employeur/ancien employeur/entreprise auprès de laquelle vous avez postulé afin d'exercer vos droits relatifs à vos DP. En tant que processeur, UKG ne répond pas aux demandes des postulant(e)s ou des employé(e)s de nos client(e)s, sauf s'ils ne sont plus en activité.

      Refus des demandes

      UKG peut refuser une demande relative aux données individuelles d'une personne concernée, comme le permet le Droit applicable. UKG s'efforcera de vous notifier en temps utile toute décision et toute(s) raison(s) de son refus.

      Règlements des conflits

      Conformément au présent avis, UKG enquêtera et tentera de régler les plaintes et les litiges concernant l’utilisation et la divulgation de données personnelles. De plus, UKG accepte de coopérer avec les autorités de protection des données au sein de l'Union européenne et avec le préposé fédéral à la protection des données et à la transparence en Suisse, ou avec des représentants autorisés pour les litiges spécifiques aux informations sur les Ressources humaines reçues de l'Union européenne, du Royaume-Uni et de Suisse.

      Tout litige ou problème lié à la vie privée qui ne peut toujours pas être résolu à votre satisfaction sera traité conformément aux procédures de résolution des litiges applicables par l'intermédiaire de notre fournisseur de résolution des litiges tiers basé aux États-Unis (gratuitement) à l'adresse https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

      Nous vous encourageons vivement à nous présenter toute plainte que vous pourriez avoir concernant cette présente Politique de confidentialité et/ou notre mise en oeuvre de cette Politique avant de passer à la procédure d'arbitrage décrite au paragraphe précédent.

Sécurité

Pour empêcher tout accès ou toute divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données et pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de vos DP, UKG utilise des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratives pour sauvegarder les informations que nous recueillons.

Pour protéger la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résilience de vos DP IP, nous utilisons toute une gamme de contrôles d'accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection/prévention des intrusions, de surveillance des réseaux et des bases de données, d'anti-virus et de systèmes de sauvegarde. Nous recourons au chiffrement pour protéger toutes les données sensibles lors de leur collecte ou de leur transfert où qu'elles se trouvent.

Nous limitons l'accès à votre PI et à vos données aux personnes qui ont un objectif commercial spécifique pour maintenir et traiter ces informations. Nos employés qui ont été autorisés à accéder à vos DP sont sensibilisés à leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu une formation et des instructions sur la manière de procéder.

Application et vérification

UKG évaluera périodiquement ses activités pour valider leur conformité avec cette Politique de protection de la vie privée.

Quand nous apprenons que l'un de nos employés ou des tiers utilise ou divulgue des DP d'une manière contraire à la présente Politique de confidentialité, nous prenons des mesures raisonnables pour empêcher ou faire cesser l'utilisation ou la divulgation. Nous tenons nos employés et les tiers responsables de la préservation de la confiance que nos clients nous accordent.

Modifications à cet avis de confidentialité

Le présent avis décrit nos politiques actuelles de protection des DP approuvées le 1 octobre 2020. UKG se réserve le droit de modifier ou de changer le présent avis à tout moment conformément aux lois applicables. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des doutes sur cet avis de confidentialité, vous pouvez contacter à tout moment Ultimate au privacy@ultimatesoftware.com. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis

Les résidents de l’Union Européenne peuvent communiquer avec le responsable de la protection des données externes (DPO) par email à  DPO@ultimatesoftware.com. Le DPO est également le représentant d’Ultimate Software en Europe et se trouve au : 

The Ultimate Software Group
Attention : Responsable de la protection des données
53 rue d’Hauteville
75010 Paris, France

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