Accueil

Confidentialité

Objectif

Ce document présente l'avis de confidentialité d’Ultimate Software Group Inc. (« Ultimate » ou « We »). Ce document est conforme aux normes ISO/CEI 27001:2013 et établit un Contrôle A 18.1.4 - La confidentialité et la protection des données à caractère personnel et ISO/CEI 27018:2014 et établit l’application des contrôles dans l’annexe A - Le contrôle prolongé des processeurs PII dans le cloud public configuré pour la protection des PI.

Portée

L'avis  de confidentialité s'applique à toutes les données personnelles ("PI") reçues par Ultimate de ses clients, ses employés, des visiteurs de son site internet et des demandeurs d'emploi (y compris ses filiales) (chacun pouvant être qualifié dans la présente de "vous" ou "votre") sous tous les formats, notamment électronique, papier ou verbal. À l'effet de cet avis, "PI" fait référence aux informations collectées par Ultimate qui identifient ou pourraient être utilisées par Ultimate pour identifier une personne.  Comme un sous-ensemble du groupe présenté ci-dessus, Ultimate traite les informations des employés de ses clients sous la direction de ses clients et n'a aucune relation avec les employés de ses clients dont les données personnelles peuvent être traitées par Ultimate au nom du client. 

Confidentialité

Ultimate respecte la confidentialité des renseignements relatifs à ses clients, ses employés, les visiteurs de son site Web et les candidats à un emploi. Nous pensons qu’il est important que vous soyez au courant du type de données que nous recueillons à votre sujet et de la façon dont elles sont utilisées. Nous reconnaissons le besoin de protections et de la gestion des renseignements personnels ("PI") que nous collectons à votre sujet. L'avis  de confidentialité énonce les principes de confidentialité qui gouvernent notre traitement de vos PI.

Si vous êtes un demandeur d'emploi ou un employé de notre client, notre avis de confidentialité peut s'appliquer dans certains cas, alors que l'avis du client peut s'appliquer dans d'autres.

Voici des exemples où l'avis de confidentialité d'Ultimate s'applique mais n'est pas limité :  
  • Pages d'ouverture de session d'Ultimate
  • Des demandeurs d'emploi créant un profil ou demandant un poste chez Ultimate Software 
Voici des exemples où l'avis d'un client s'applique, mais sans être limité : 
  • Pages d'ouverture de session du client 
  • Des demandeurs d'emploi créant un profil ou demandant un poste auprès d'un client d'Ultimate Software.

APEC (Alliance for the Preservation of English in Canada)

Les pratiques de confidentialité d'Ultimate, décrites dans le présent avis de confidentialité, sont conformes au Système de règles de confidentialité transfrontalières de APEC (CBPR).  Le système CBPR d'APEC fournit un cadre pour permettre aux entreprises d'assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies APEC participantes. Pour plus de renseignements sur le cadre de référence APEC, consultez le site https://www.apec.org/Groups/Committee-on-Trade-and-Investment/~/media/Files/Groups/ECSG/CBPR/CBPR-PoliciesRulesGuidelines.ashx.

Confidentialité TRUSTe APEC

Confidentialité

Ultimate est conforme au bouclier de protection des données UE-États-Unis et au bouclier de protection des données suisse-États-Unis, établis par le U.S. Department of Commerce (département du Commerce américain) concernant la collecte, l'utilisation et la rétention de données personnelles transférées de l’Union Européenne (et si le Royaume-Uni quitte l'Union Européenne, du Royaume-Uni) et/ou de la Suisse, tel qu’applicable aux États-Unis sur la base du bouclier de protection des données. Ultimate Software a certifié au département de commerce que l’entreprise adhère aux principes du Privacy Shield quant à ces informations. En cas de conflit entre les termes de présent avis de confidentialité et les principes du bouclier de protection des données, les principes du bouclier de protection des données tiendront préséance. Pour en savoir plus sur le programme du Privacy Shield et pour visualiser notre certification, veuillez consulter le site https://www.privacyshield.gov/.

Ultimate est responsable du traitement de données personnelles, définies comme toute opération ou ensemble d’opérations opérées sur ces données, d’une manière automatisée ou non, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la transmission, la propagation par toute voie disponible, l’alignement ou la combinaison, le blocage, l’effacement ou la destruction, qu’il reçoit, et ce dans le cadre des règles applicables du bouclier de protection des données, et, à l’occasion, ultérieurement transférées à un tiers agissant en son nom. Ultimate Software se conforme aux principes du Privacy Shield pour tous les transferts de données personnelles futures de l’Union Européenne (et si le Royaume-Uni quitte l'Union Européenne, du Royaume-Uni), et/ou de la Suisse, y compris les transferts futurs de clauses de responsabilité.

Quant aux données personnelles reçues ou transférées conformément au mécanisme du bouclier de protection des données, Ultimate est soumis aux pouvoirs de réglementation et d'exécution de la Commission fédérale du commerce des États-Unis. Dans certaines situations, Ultimate peut être tenu de divulguer des données personnelles en réponse à des demandes légales des autorités publiques, y compris pour répondre aux exigences de sécurité nationale ou d'application de la loi.

Si vous estimez que nous ne traitons pas concernant la confidentialité ou l’utilisation de données, veuillez contacter le service tiers de résolution des différends, situé aux États-Unis (sans frais) par l’intermédiaire du site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions décrites plus en détail sur le site du Privacy Shield, vous pouvez faire appel à un arbitrage exécutoire lorsque toutes les procédures de règlement de différents ont été épuisées.

Confidentialité vérifiée TRUSTe

Avis de confidentialité de Californie

Conformément à la Loi sur la protection des données personnelles des consommateurs résidant en Californie ("CCPA"), cette section s'applique aux personnes qui, tel que défini par la loi, ont établi leur résidence dans l'état de Californie ("Consommateurs") et remplit notre obligation de communiquer aux consommateurs un avis de confidentialité spécifique à la Californie. À compter du 1 Janvier 2020, cette section complète les informations contenues dans notre avis de confidentialité actuel (ci-dessus et ci-dessous). En cas de conflit avec une autre partie quelconque de notre avis de confidentialité, le présent avis régit les obligations d'Ultimate et le droit d'un consommateur en vertu de la CCPA.

Les données que nous collectons : Nous collectons des données personnelles ("PI"), telles que définies par la CCPA, qui incluent des données qui identifient,  se rapportent à, décrivent, sont raisonnablement capables d'être associées à, ou pourraient raisonnablement être liées directement ou indirectement, à un consommateur ou un ménage particulier.

Veuillez vous référer à la section ci-dessous pour en savoir plus sur (1) les catégories de PI qu'Ultimate a collectées sur les consommateurs dans les douze ((12) derniers mois, (2) les catégories des sources desquelles les PI ont été collectées, (3) les objectifs commerciaux de la collecte et/ou divulgation, et (4) les catégories des tiers avec qui nous partageons les PI.

Catégorie Exemples  Catégories des sources Objectif(s) Catégories des 3rd parties avec qui nous partageons 
Identifiants personnels Nom (non pseudonymes), adresse, identifiant personnel unique, adresse IP, nom du compte, numéro de sécurité sociale ou autre identifiant similaire Catégories des sources 1, 2, 3. Objectifs de la collecte 1,3,4 Catégories des 3rd Parties 1,2,3,4,5
Catégories des renseignements personnels décrits dans la sous-section (e) de la Section 1798.80 Nom, numéro de sécurité sociale, caractéristiques physiques ou description, numéro d'identification du passeport ou de l'état (y compris le numéro du permis de conduire), études et expérience professionnelle, informations financières, informations médicales ou autres identifiants similaires Catégories des sources 1, 2, 3. Objectifs de la collecte 1,3,4 Catégories des 3rd Parties 1,2,3,4,5
Caractéristiques des Classes protégées en vertu de la loi fédérale ou de la loi Californienne  Âge, date de naissance, sexe, statut militaire ou de vétéran, état civil, nationalité, citoyenneté, grossesse et conditions médicales relatives, informations génétiques ou autres identifiants similaires   Catégories des sources 1 Objectifs de la collecte 1,4 Catégories des Tierces Parties 1,2,3,5 
Information commerciale Registre des biens personnels, des produits ou des services achetés, obtenus ou pris en considération, ou autres historiques ou tendances d'achat ou de consommation Catégories des sources 2 Objectifs de la collecte 1,2 Catégories des 3 Parties 1,2,4
Information biométrique Comprend (sans s'y limiter) des images de l'iris, de la rétine, de l'empreinte digitale, du visage, de la main, de la paume, des veines et des enregistrements vocaux, à partir desquels un modèle d'identification, tel qu'une empreinte faciale ou une empreinte vocale, peut être extraite.

De plus, les rythmes ou les tendances de frappe, les tendances ou les rythmes de marche et les données sur le sommeil, la santé ou l'exercice qui contiennent des informations d'identification.
Catégories des sources 1 Objectifs de la collecte 1,2,3 Catégories des Tierces Parties 2,3,5
Information sur l'activité sur internet ou autre réseau électronique Informations comprenant (sans s'y limiter) l'historique de navigation et l'historique de recherche Catégories des sources 3 Objectifs de la collecte 2,3 Catégories des Tierces Parties 1,2,4,5 
Données de géolocalisation Informations utilisées pour identifier votre position géographique, par exemple, pour vous informer des offres d'emploi, à des fins fiscales et pour l'utilisation de nos produits à durée limitée. Catégories des sources 1, 3 Objectifs de la collecte 1,3,4 Catégories des Tierces Parties 4 
Information audio, électronique, visuelle, thermique, olfactive ou autre information similaire Communications interactives, vidéoconférence, webdiffusions, service client. Catégories des sources 1, 2, 3 Objectifs de la collecte 1,2 Catégories des Tierces Parties 1,2,4,5 
Informations sur l'expérience professionnelle ou l'emploi  Antécédents professionnels actuels ou antérieurs, qualifications et compétences, évaluations du rendement, renseignements sur la paie, renseignements sur les avantages de l'emploi Catégories des sources 1, 2, 3 Objectifs de la collecte 1,3,4 Catégories des 3rd Parties 1,2,3,4,5
Inférences tirées de l'une des informations identifiées dans les catégories ci-dessus utilisées pour créer un profil d'un consommateur Profil du consommateur reflétant ses préférences, ses caractéristiques, ses tendances psychologiques, ses prédispositions, son comportement, ses attitudes, son intelligence, ses capacités et ses aptitudes Catégories des sources 1 Objectifs de la collecte 1,2,3 Catégories des Tierces Parties 2 


Catégories de sources auprès desquelles nous collectons des PI :
  1. Directement d'un consommateur, d'un employé, d'un demandeur d'emploi ou d'un candidar, lorsque vous nous communiquez vos PI
    • Ex : lorsque vous contactez Ultimate via notre site internet, e-mail, téléphone ou autres méthodes similaires 
  2. Directement ou indirectement des distributeurs, des fournisseurs de service ou autres tierces parties
    • Ex : nos clients (dans la prestation de services)
    • Ex : Informations que le consommateur a volontairement rendues publiques (à savoir pour notre utilisation dans la vérification des antécédents)
    • Ex : Informations que vous avez partagé sur les plateformes des médias sociaux, spécialement des comptes publics (comme LinkedIn)
  3. À partir de votre utilisation, visite ou activité sur l'un de nos sites internet
    • Ex : Directement (à travers votre transmission d'information, pour un webinaire)
    • Ex : Indirectement (à travers des informations divulguées par votre appareil ou navigateur, telle que l'adresse IP)

Objectifs de la collecte :
  1. Pour atteindre les objectifs pour lesquels les informations ont été collectées / communiquées
    • Ex : Fournir les Services ou les Produits contractés avec nos clients, selon leurs instructions
    • Ex : Vous fournir des informations, des produits ou des services que vous nous avez demandé ou qui peuvent vous intéresser
    • Ex : Fournir un service à la clientèle et le support 
    • Ex : Des objectifs légitimes y comprises, mais sans s'y limiter, des raisons commerciales liées aux ressources humaines telles que des opportunités d'emploi personnalisées, le traitement de la paie, des fins fiscales et l'octroi d'avantages sociaux
  2. Améliorer notre site internet, nos services et nos produits à travers les tests, la recherche, l'analyse et le développement de produits
  3. À des fins de sécurité, y compris la prévention de divulgation ou d'accès non autorisés, le maintien de l'exactitude des données, la protection de la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de vos PI et l'utilisation adéquate de vos PI
  4. Se conformer à toutes les obligations légales applicables, y compris, mais sans s'y limiter, la CCPA

Catégories des tierces parties avec qui nous partageons votre PI : 
  1. Fournisseurs de service
  2. Filiales et entités relatives 
  3. Tiers à qui vous ou vos agents nous autorisez à divulguer vos PI en relation avec les produits ou services que nous vous fournissons
  4. Conseillers externes, tels que des auditeurs ou conseillers juridiques externes
  5. Autorités gouvernementales, légales, réglementaires ou autres autorités similaires et/ou agences gouvernementales locales, sur demande ou si nécessaire

Vos droits :  La CCPA offre aux individus divers droits à la vie privée ("Droits") en relation à leurs données personnelles.  Cette section vous communique des informations sur ces Droits.

Droit à un avis : Au moment ou avant le point de collecte des PI, les consommateurs, les employés, les demandeurs d'emploi et les autres personnes résidant dans l'État de Californie ont droit à un avis qui fournit les catégories de PI collectées à leur sujet et les objectifs de cette collecte.

Demande de connaissance/droit d'accès : Un consommateur a le droit de demander des informations concernant notre collecte, divulgation, vente et/ou utilisation de ses PI au cours des douze (12) derniers mois. Un consommateur peut demander qu'Ultimate divulgue : 

  • Catégories de PI que nous avons collectées à votre sujet ; 
  • Catégories de sources auprès desquelles vos PI sont collectées ; 
  • Catégories de PI que nous avons vendues ou divulguées à une fin commerciale ; 
  • Catégories de tiers à qui les PI ont été vendues ou divulguées à une fin commerciale ; 
  • L'objectif commercial de la collecte ou de la vente des PI ; et
  • des PI spécifiques que nous avons collectées à votre sujet.

En vous fournissant vos informations par voie électronique, Ultimate fournira, dans la mesure du possible, les informations d'une manière portable qui vous permettra de transférer les informations à une autre entité.

Ultimate peut rejeter votre demande pour savoir si votre identité ne peut pas être vérifiée (votre demande n'est pas une demande vérifiable du consommateur), ou si les informations ont déjà été fournies deux fois dans une période de douze (12) mois. Ultimate peut également refuser de vous fournir des informations spécifiques que nous avons collectées à votre sujet si la divulgation crée un risque substantiel, articulable et déraisonnable pour la sécurité de ces PI, votre compte avec Ultimate ou la sécurité de nos systèmes.

Droit de suppression :Un consommateur a le droit de demander la suppression de toute PI que nous avons collectée auprès de lui ou que nous conservons à son sujet. Après réception de votre demande de consommateur vérifiable, Ultimate supprimera (et ordonnera à nos fournisseurs de services de supprimer) vos PI, sous réserve des exceptions autorisées par la CCPA, et de toute obligation légale Nous devons conserver ces informations.

Droit à la non-participation à la vente de vos informations personnelles : la CCPA accorde à un consommateur le droit de ne pas participer à la vente (tel que défini en vertu de la loi) de ses PI. Ultimate ne vend pas de PI et ne vous offre donc pas de mécanisme de non-participation.

Droit à la non-discrimination : Ultimate ne fera pas de discrimination contre un consommateur en réponse à la décision d'exercer l'un des droits à la vie privée qui vous sont accordés en vertu de la CCPA.

Faire valoir vos droits - Soumettre une demande de connaissance ou de suppression : Comme indiqué précédemment, Ultimate peut rejeter votre demande si nous ne pouvons pas vérifier votre identité. Veuillez suivre les instructions ci-dessous et fournir les informations demandées pour nous permettre de répondre adéquatement à votre demande. 

Si vous êtes un employé actuel ou ancien d'Ultimate résidant dans l'État de Californie, vous pouvez soumettre votre demande par courriel à people_ops@ultimatesoftware.com. Dans l'e-mail, veuillez indiquer quel droit vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure ce qui suit : 

  • Votre nom complet et e-mail associé à votre profil ;
  • Le numéro de téléphone de votre contact préféré ; et 
  • Votre date d'embauche, que vous pouvez trouver par employés actuels ou antérieurs (jusqu'à un an après la fin du contrat) dans votre profil, ou sur votre lettre de proposition. Nous vous prions de nous faire parvenir votre date d'embauche au format MM/JJ/AA.

Si vous avez déjà postulé pour un emploi chez Ultimate (demandeurs d'emploi) et que vous résidez dans l'État de Californie, vous pouvez soumettre votre demande par courriel à people_ops@ultimatesoftware.com. Dans l'e-mail, veuillez indiquer quel droit vous exercez. Afin de vérifier votre identité, votre demande doit inclure ce qui suit : 

  • Votre nom complet et e-mail associé à votre profil ;
  • Le numéro de téléphone de votre contact préféré ; et 
  • Le nombre d'offres d'emploi pour lesquelles vous avez postulé chez Ultimate, ainsi que le titre et le code de poste associés à chaque candidature, qui se trouvent dans votre profil, sous l'onglet Demandes d'emploi.

Si vous êtes un employé actuel ou ancien ou un demandeur d'emploi d'un des clients d'Ultimate, veuillez contacter directement votre employeur / ancien employeur. 

Si vous avez fourni à Ultimate vos informations via notre site internet (c'est-à-dire via un webinaire ou pour un livre blanc) et que vous résidez dans l'État de Californie, veuillez cliquer ici.

Agents autorisés : Vous pouvez exercer votre droit de connaissance ou votre demande de suppression de vos PI, à travers l'utilisation d'un agent autorisé. Une demande d'un agent autorisé en votre nom ne sera acceptée que si l'agent autorisé nous fournit une preuve écrite qu'il est autorisé à agir en votre nom. Nous pouvons également demander préalablement à l'agent autorisé de vérifier son identité avant d'accepter la demande. Ultimate peut refuser les demandes d'agents autorisés qui ne fournissent pas de preuve de leur statut d'agent autorisé ou de vérification de leur identité.

Modifications à cet avis
Les pratiques décrites dans cet avis spécifique à la Californie sont les pratiques actuelles approuvées le 20 Décembre 2019. Ultimate se réserve le droit de modifier ou de changer cet avis à tout moment. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées
Si vous avez des questions ou des doutes sur cet avis, vous pouvez contacter à tout moment Ultimate au privacy@ultimatesoftware.com.  Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis


Notification

La façon dont sont recueillis les renseignements personnels

Visiteurs sur notre site
Ultimate ne recueille les PI des visiteurs que lorsqu’ils décident de communiquer ces données. Sur certaines pages, par exemple, un visiteur a la possibilité de fournir ses PI telles que son nom, son entreprise, son adresse, son numéro de téléphone et son adresse e-mail. Toutes les données personnelles que vous communiquez lorsque vous utilisez ce site internet ne seront utilisées que conformément à cet avis de confidentialité. En fournissant ces informations à Ultimate, un visiteur peut demander des détails sur Ultimate, y compris des informations sur la gamme de produits de l'entreprise et des informations sur les investisseurs, ou s'inscrire à des événements parrainés par l'entreprise ou utiliser le site internet d'assistance de l'entreprise.

Si vous résidez dans l’Union européenne ou le Royaume-Uni (dans le cas où il quitte l'UE) et que vous souhaitez avoir accès à vos données personnelles, et/ou demander l'effacement (« droit à l'oubli ».) de données personnelles déjà fournies, veuillez cliquer ici.

Site Web, cookies et autres technologies de suivi
Afin d'améliorer le contenu et le format de notre site, Ultimate utilise un logiciel de suivi de site internet pour capturer automatiquement les informations techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de notre serveur. Ces données peuvent comprendre, sans s’y limiter, le domaine de l’utilisateur, le type de navigateur internet utilisé, les pages Web de notre site qui ont été consultées et le temps passé sur notre site.

Ultimate et ses partenaires utilisent des cookies et des technologies similaires pour analyser les tendances, administrer le site, suivre la navigation des utilisateurs et recueillir des informations démographiques sur sa base d'utilisateurs dans son ensemble. Pour gérer les cookies Flash, cliquez ici : //www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html

Un cookie est une information que notre site Web stocke sur votre ordinateur et qui peut être récupérée plus tard. Ce cookie ne peut être lu par aucun autre site. Nous utilisons des cookies pour plusieurs raisons, comme par exemple, pour enregistrer vos préférences concernant certains types d’informations. Aucun cookie ne contient des données pouvant permettre à quelqu’un de communiquer avec vous par téléphone, email ou autre. Vous pouvez vérifier notre utilisation des cookies sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web de sorte qu’il vous avertisse lorsqu’un cookie est installé. Vous pouvez aussi empêcher l’installation complète d’un cookie. La partie « Aide » de la barre d’outils de la majorité des navigateurs vous indique comment configurer votre navigateur pour qu’il refuse l’installation de nouveaux cookies, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsqu’un nouveau cookie est installé et comment supprimer tous les cookies. Notez cependant que si vous interdisez les cookies, vous pourriez n’être pas en mesure d’accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Nous travaillons en partenariat avec des tiers pour gérer notre publicité sur d'autres sites et ceux—ci peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires pour vous envoyer des publicités définies sur la base de vos activités dans votre navigateur. Nous recourons à Google Analytics pour les analyses générales de site.  Pour en savoir plus sur la façon dont Google utilise les données des sites qui utilisent leurs services,  cliquez ici.

Nous avons également mis en place les fonctionnalités de publicité de Google Analytics suivantes pour nos publicités payantes : 

  • Remarketing avec Google Analytics;
  • Rapports sur les impressions sur le Réseau Display de Google;
  • Rapports sur les données démographiques et les centres d'intérêt de Google Analytics; et 
  • Services intégrés qui ont besoin de Google Analytics pour recueillir des données à des fins publicitaires, y compris la collecte de données grâce aux témoins publicitaires et identifiants. 

Si vous souhaitez ne pas profiter des fonctionnalités publicitaires de Google Analytics que nous utilisons, cliquez ici.

Candidats à un poste et employés d'Ultimate Software
Ultimate recueille des PI, telles que le nom, l'adresse, l'adresse émail et le numéro de sécurité sociale des candidats à un poste et ses employés pour des raisons commerciales légitimes en matière de ressources humaines telles que l'administration de la paie, le recrutement, la tenue de dossiers précis sur les avantages sociaux, le respect des exigences gouvernementales en matière de rapports, la sécurité, la gestion de la santé et de la sécurité, de la gestion des performances et de l'accès au réseau de l'entreprise et de l'authentification. Ultimate ne participe pas aux prises de décision automatisées. Les résidents de l'Union européenne ou du Royaume-Uni (dans le cas où il quitte l'UE), qui ont créé un profil de demandeur d'emploi et/ou postulé à des offres d'emploi avec Ultimate souhaitant exercer les droits applicables en vertu du RGPD peuvent se référer aux instructions de leur profil sous Consentement et confidentialité. 

Clients
Ultimate collecte des PI tels que le nom, l'adresse, l'adresse e-mail et le numéro de sécurité sociale auprès des clients d'Ultimate qui utilisent notre solution. Les données peuvent être recueillies par voie logicielle ou par des membres de notre équipe de support aux clients. Le type de PI collectées est similaire aux informations collectées dans le paragraphe «Demandeurs d'emploi et employés d'Ultimate Software» ci-dessus. 

Ultimate collecte l’information sous la directive de ses clients et n’a aucun lien direct avec les individus dont les données personnelles sont traitées par Ultimate. Contactez l’entité avec laquelle vous interagissez directement pour toute question relative à l’accès, la correction, le traitement ou l’effacement de ces données. Nous pourrions transférer des données à caractère personnel à des entreprises qui nous aident à fournir nos services. Les transferts à ces tiers sont couverts par l’accord de service signé avec nos clients. L’utilisation des données recueillies par notre solution SaaS est limitée aux besoins nécessaires pour fournir le service ou le produit demandé par le client d’Ultimate.

Application  mobile
Nous utilisons un logiciel mobile d’analytique pour mieux comprendre les fonctionnalités de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Ce logiciel peut enregistrer des informations telles que votre fréquence d’utilisation de l'application, les événements qui ont lieu dans l’application, l’usage agrégé, des données sur les performances, et l’endroit d’où l’application a été téléchargée. Nous n’associons pas l’information enregistrée dans le logiciel d’analytique à une quelconque information personnelle identifiable que vous soumettez dans l’application mobile.

Choix

Utilisation de vos données à caractère personnel
Nous utilisons vos PI pour vous fournir les services qu'Ultimate est contractuellement obligé de vous fournir, ou pour vous aider à réaliser une transaction, ou communiquer avec vous au sujet de nos produits ou services. Nous utilisons les PI des visiteurs du site internet pour répondre à toutes les demandes de renseignements de ces visiteurs sur notre site internet et pour vous fournir des informations relatives qui vous intéressent. Nous ne vendons ni ne louons vos PI à des tiers.

Nous pouvons divulguer vos PI si la loi l'exige ou si nous croyons en toute bonne foi qu'une telle mesure est nécessaire pour (1) se conformer à la loi ou à un processus judiciaire ; (2) protéger et défendre nos droits et propriétés ; (3) protéger contre la mauvaise utilisation ou l'utilisation non-autorisée de notre site internet ; ou (4) protéger la sécurité personnelle ou la propriété de nos utilisateurs ou du public (parmi d'autres aspects, cela signifie que si vous communiquez des informations fausses ou si vous essayez de vous faire passer pour une autre personne, vos informations peuvent être divulguées dans le cadre d'une enquête sur vos actions).

Autre que ce qui est indiqué dans le présent avis de confidentialité, nous nous efforcerons de ne pas divulguer vos PI à des tiers inconnus ou non affiliés, et nous ne croiserons pas vos PI avec celles de tout autre client ou entité.

Transfert à des tiers

Le partage de vos données à caractère personnel
Ultimate peut communiquer avec des fournisseurs tiers pour effectuer certaines tâches en notre nom ou pour améliorer nos produits et services existants. par exemple du marketing, ou du support sur nos produits et les services. Ces tiers peuvent avoir accès à vos PI uniquement dans la mesure nécessaire pour fournir ces services, cependant, ils sont liés par des accords de confidentialité avant que toute information ne leur soit fournie, et ils ne sont pas autorisés à utiliser les informations à d'autres fins.

Vente de vos données à caractère personnel
Ultimate Software ne vend pas les données à caractère personnel

Liens vers des sites Web n’appartenant pas à Ultimate Software/sites Web de tiers

Les sites Web d’Ultimate peuvent contenir des liens vers des sites tiers dans le but de vous offrir plus d’informations. Si vous cliquez sur ces liens, vous quitterez le site Web d’Ultimate Software et serez redirigé vers le site Web d’un tiers. Ultimate n’est pas responsable de ces sites ou des pratiques de confidentialité observées par ces tiers et qui peuvent être différentes des nôtres. Nous n’endossons pas les sites Web de tiers et n’en faisons pas la promotion. Les données à caractère personnel que vous choisissez de communiquer sur les sites Web de tiers ne sont pas couvertes par notre avis de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter l'avis de confidentialité de tout site Web et de toute entreprise avant de leur fournir vos données personnelles.

Accès

Ultimate prendra des mesures raisonnables pour garantir que vos données personnelles sont exactes, complètes et actuelles, et utilisées selon leur utilisation prévue. Nous fournissons aux individus un accès raisonnable aux PI qu'ils nous fournissent, ainsi que la possibilité de revoir et de corriger ces informations. Pour toute demande d'accès, veuillez vous reporter à la section Avis ci-dessus qui présente des informations sur de nombreux sujets de données et sur comment vous pouvez exercer ce droit.  Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Ultimate ne conservera les PI que le temps nécessaire pour respecter nos obligations légales, résoudre les litiges et, le cas échéant, les accords avec nos clients.

Le mécanisme du bouclier de protection des données UE-Etats-Unis et le mécanisme du bouclier de protection des données suisse-États-Unis fournissent aux citoyens de l'Union Européenne et aux citoyens suisses le droit d’accéder à leurs données personnelles. Ultimate n’a aucun lien d’affaires direct avec les personnes dont il traite les données personnelles (les personnes de nos clients). Si vous êtes une personne chez l’un de nos clients, adressez toute demande au client d’Ultimate avec qui vous avez une relation professionnelle. 

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous mettons aussi en place un nombre de dispositions pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès à vos données personnelles. En outre, nous pouvons limiter ou refuser l'accès aux PI lorsque fournir un tel accès serait déraisonnablement contraignant ou coûteux dans les circonstances, ou autrement autorisé par le bouclier de protection des données.

Sécurité

Pour empêcher l'accès ou la divulgation non autorisés, pour maintenir l'exactitude des données et pour permettre uniquement l'utilisation appropriée de votre PI, nous utilisons des contrôles et procédures physiques, techniques et administratifs pour protéger les informations que nous collectons.

Pour protéger la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité de votre PI, Ultimate utilise une variété de contrôles d'accès physiques et logiques, de pare-feu, de systèmes de détection / prévention des intrusions, de surveillance de réseau et de base de données, d'antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous recourons au chiffrement pour protéger toutes les données sensibles lors de leur collecte ou de leur transfert où qu'elles se trouvent.

Nous limitons l'accès à votre PI et à vos données aux personnes qui ont un objectif commercial spécifique pour maintenir et traiter ces informations. Les employés d'Ultimate qui ont obtenu un accès physique à votre PI sont informés de leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité, de l'intégrité et de la disponibilité de ces informations et ont reçu une formation et des instructions sur la manière de le faire.

Intégrité des données

Quant à ses propres employés et ses propres demandeurs d'emploi, Ultimate prendra des mesures raisonnables pour garantir que PI est exacte, complète et actuelle, et utilisée pour son utilisation prévue. Ultimate n'utilisera les PI que de manière compatible avec les fins pour lesquelles elles ont été collectées ou ultérieurement autorisées par la personne.

Application et vérification

Ultimate effectuera de façon périodique des vérifications pour valider sa conformité à cet avis de confidentialité. 

Lorsque Ultimate apprend que l'un des employés ou des tiers d'Ultimate utilise ou divulgue des PI d'une manière contraire au présent avis de confidentialité, Ultimate prendra des mesures raisonnables pour empêcher ou arrêter l'utilisation ou la divulgation.  Ultimate tient ses employés et agents responsables du maintien de la confiance que nos clients placent en notre société.

Règlements des conflits

Ultimate enquêtera et tentera de résoudre les plaintes et les litiges concernant l'utilisation et la divulgation de PI conformément aux principes contenus dans le présent avis. Ultimate accepte de coopérer avec les autorités de protection des données de l’Union européenne ainsi qu'avec le commissionnaire suisse à la protection des données ou avec des représentants autorisés pour les conflits relatifs aux données de ressources humaines en provenance de l’Union européenne et de la Suisse. Tous les litiges qui ne peuvent pas être résolus entre Ultimate et le plaignant seront traités conformément aux procédures de résolution des litiges applicables à travers notre fournisseur américain de résolution de litiges avec des tiers (sans frais) sur https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.  Nous vous encourageons fortement à nous adresser toute plainte que vous pourriez avoir concernant cet avis de confidentialité et/ou l'activation de cet avis avant de procéder à la procédure d'arbitrage décrite dans ce paragraphe.

Modifications à cet avis de confidentialité

Les pratiques décrites dans cet avis sont les avis de protection des PI actuelles approuvées le 6 mai 2020. Ultimate se réserve le droit de modifier ou de changer cet avis à tout moment conformément aux principes du bouclier de protection des données. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Si vous avez des questions ou des doutes sur cet avis de confidentialité, vous pouvez contacter à tout moment Ultimate au privacy@ultimatesoftware.com. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
2000 Ultimate Way
Weston, FL 33326, États-Unis

Les résidents de l’Union Européenne peuvent communiquer avec le responsable de la protection des données externes (DPO) par email à  DPO@ultimatesoftware.com. Le DPO est également le représentant d’Ultimate Software en Europe et se trouve au : 

53 rue d'Hauteville,
75010 Paris, France