Raison

Ce document présente la politique de confidentialité d’Ultimate Software Group Inc. (« Ultimate Software ») Ce document est conforme aux normes ISO/CEI 27001:2013 et établie un Contrôle A 18.1.4 - La confidentialité et la protection des renseignements personnels identifiables (RPI) et ISO/IEC 27018:2014 et établie l’application des contrôles dans l’annexe A - Le contrôle prolongé des processeurs de RPI en infonuagique public configuré pour la protection des RPI.

Portée

Cette politique de confidentialité s’applique à tous les renseignements personnels identifiables (RPI) recueillies par Ultimate Software provenant de ses clients, ses employés, les visiteurs de son site Web et des postulants (y compris ses filiales) (lesquels désignés d’une manière individuelle par « vous » ou « vôtre ») par n’importe quel support électronique, écrit ou verbal. Pour les besoins de la présente politique, « renseignements personnels » signifient tout renseignement recueilli par Ultimate Software qui identifie ou peut être utilisé par Ultimate Software pour identifier une personne. En tant que sous-réseau du plus grand groupe listé comme tel ci-dessus, Ultimate Software traite l’information des employés de ses clients sous la directive de ses clients, et n’a aucun lien direct avec ces employés de clients dont les données personnelles sont traitées pour ses clients.

Politique de confidentialité

Ultimate Software respecte la confidentialité des renseignements de ses clients, ses employés, des visiteurs de son site Web et des postulants. Nous croyons qu’il est important que vous soyez au courant du type de renseignements que nous recueillons à votre sujet et de la façon dont ils sont utilisés. Nous reconnaissons qu’il est important d’utiliser les mesures appropriées de protection et de gestion des renseignements personnels que vous nous avez fournis. La politique de confidentialité fait valoir les principes de confidentialité qu’Ultimate Software utilise pour respecter vos renseignements personnels.

APEC

Les pratiques de confidentialité d'Ultimate Software décrites dans cette Politique de confidentialité sont conformes au système de règles transfrontalières de protection de la vie privée d'APEC (CBPS). Le système CBPR d'APEC fournit un cadre pour permettre aux entreprises d'assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies APEC participantes. Pour obtenir plus de renseignements sur le Système de règles transfrontalières de protection de la vie privée d'APEC, cliquez ici.

Certification de protection des renseignements personnels TRUSTe

Confidentialité

Ultimate Software participe et a certifié sa conformité à la démarche de la EU-U.S. Privacy Shield Framework et de la Swiss-U.S. Privacy Shield Framework. Ultimate Software s’engage à soumettre toutes les données personnelles reçues des pays membres de l’Union Européenne et de la Suisse, respectivement, en se fondant sur les principes applicables de la Privacy Shield Framework. Pour en apprendre davantage sur la démarche Privacy Shield Framework, visitez la liste Privacy Shield du Département du commerce américain.

Ultimate Software est responsable du traitement de données personnelles, définies comme toute opération ou ensemble d’opérations opérées sur ces données personnelles, d’une manière automatisée ou non, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, propagation ou d’une tout autre manière rendue disponible, l’alignement ou la combinaison, le blocage, l’effacement ou la destruction, qu’il reçoit, et ce sous la démarche de la Privacy Shield Framework applicable, et, à l’occasion, ultérieurement transférées à une tierce partie qui agit en son nom. Ultimate Software se conforme aux principes de Privacy Shield pour tous les transferts de données personnelles à venir provenant de l’UE et de la Suisse, y compris le transfert des clauses de responsabilité à venir.

En respect des données personnelles reçues ou transférées conformément à la démarche des Privacy Shield Frameworks, Ultimate Software est sujette aux réglementations en vigueur contrôlée par la Commission fédérale du commerce américain. Dans certaines circonstances, Ultimate Software pourrait devoir divulguer des données personnelles en réponse à des requêtes légales soumises par les autorités publiques, y compris pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application des lois.

Si vous avez une préoccupation non résolue concernant la confidentialité ou l’utilisation de données, que nous n’avons pas traitée d’une manière satisfaisante, veuillez contacter le service tiers de résolution des différends, situé au É.-U. (sans frais) par l’intermédiaire du site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions, décrites plus amplement sur le site de la Privacy Shield, vous pourriez avoir droit de vous prévaloir d’un arbitrage exécutoire lorsque les autres procédures de résolutions de différends ont été épuisées.

Protection des renseignements personnels TRUSTe


Notification

La façon dont les renseignements personnels sont recueillis
Visiteurs sur notre site
Ultimate Software recueille les renseignements personnels des personnes qui visitent notre site seulement lorsque ces visiteurs décident de divulguer ces renseignements. Sur certaines pages, les visiteurs ont la possibilité d’inscrire leurs renseignements personnels comme leur nom, le nom de leur entreprise, leur adresse, leur numéro de téléphone et leur courriel. En fournissant ces renseignements à Ultimate Software, un visiteur peut demander des détails au sujet d’Ultimate Software, ce qui comprend des renseignements sur les produits de l’entreprise et pour les investisseurs, s’inscrire aux événements commandités pour les entreprises ou utiliser le soutien technique du site Web de l’entreprise.

Site Web, témoins et autres technologies de suivi
Pour améliorer le contenu et la structure de son site, Ultimate Software utilise un logiciel de suivi de site Web pour automatiquement recueillir des données techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers journaux de son serveur. Ces données peuvent comprendre, mais ne se limitent pas à, le domaine de l’utilisateur, le type de navigateur internet utilisé, les pages Web de notre site qui ont été consultées et le temps passé sur notre site.

Ultimate Software et ses partenaires utilisent des témoins et des technologies similaires pour analyser les tendances, administrer le site, suivre la navigation des utilisateurs sur le site et recueillir des informations démographiques sur notre base d'utilisateurs dans son ensemble. Pour gérer les témoins Flash, veuillez cliquer ici : //www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html

Un témoin est une petite quantité de données que notre site Web stocke sur votre ordinateur et qui peut être récupérée plus tard. Le témoin ne peut être lu par aucun autre site. Nous utilisons des témoins pour plusieurs raisons administratives, par exemple, pour enregistrer vos préférences pour certains types de renseignements. Aucun témoin ne contient des renseignements pouvant permettre à quelqu’un de communiquer avec vous par téléphone, courriel ou par tout autre moyen. Vous pouvez vérifier notre utilisation des témoins sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web pour vous avertir lorsqu’un témoin est installé. Vous pouvez aussi empêcher l’installation complète d’un témoin. La partie « Aide » de la barre d’outils de la majorité des navigateurs vous indiquera comment configurer votre navigateur pour qu’il refuse l’installation de nouveaux témoins, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsqu’un nouveau témoin est installé et comment supprimer tous les témoins. Veuillez cependant noter que si vous empêchez l’utilisation de témoins sur votre ordinateur, vous pourriez ne pas être en mesure d’accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Nous travaillons en partenariat avec des tierces parties pour gérer notre publicité sur d'autres sites. Nos partenaires tiers peuvent utiliser des témoins ou d'autres technologies similaires pour vous offrir des publicités basées sur vos activités de navigations et centres d’intérêts. Si vous désirez ne pas recevoir de publicité axée sur les intérêts cliquez ici ; Si vous résidez dans l'Union européenne cliquez ici. Notez que vous continuerez de recevoir des publicités de nature générique.

Candidats à un poste et employés
Ultimate Software collecte les RPI provenant d’application d’emploi et d’employés d’Ultimate Sofware pour, entre autres, des raisons d’affaires légitimes reliées aux ressources humaines, telles que l’administration de la paie, l’embauche pour un poste, le maintien des données précises liées aux avantages sociaux, la gestion de la sécurité et de la santé, la gestion de la performance, l’accès et l’authentification au réseau de l’entreprise et pour répondre aux exigences gouvernementales.

Clients
Ultimate Software collecte les RPI provenant des clients d’Ultimate Software qui utilisent notre solution. Les renseignements peuvent être recueillis à l’aide de notre solution de logiciel-service ou par des membres de notre équipe de soutien qui aide les clients. Le type de renseignements personnels recueilli est semblable à ceux indiqués dans le paragraphe « Candidats à un poste et employés » ci-dessus.

Ultimate Software collecte l’information sous les directives de ses clients et n’a aucun lien direct avec les individus liés aux données personnelles qu’il traite. Si vous êtes un individu de l’un de nos clients et aimeriez ne plus être contacté par l’un de nos clients qui utilisent nos services, veuillez communiquer avec le client avec lequel vous interagissez directement. Nous pourrions transférer des renseignements personnels à des entreprises qui nous aident à fournir nos services. Les transferts à ces tierces parties complémentaires sont couverts par l’entente de service signée avec nos clients. L’utilisation des renseignements recueillis par notre solution sous le modèle SaaS sera limitée aux besoins nécessaires pour fournir le service demandé par le client d’Ultimate Software.

Choix

Utilisation de vos renseignements personnels
Nous utilisons vos RPI pour vous offrir les services qu’Ultimate Software est tenue par contrat de vous offrir, pour vous aider à effectuer une transaction ou pour communiquer avec vous au sujet de nos produits et services. Nous utilisons les renseignements personnels des visiteurs de notre site Web pour répondre aux demandes faites par ces visiteurs sur notre site Web et pour vous fournir des renseignements qui correspondent à vos intérêts, ainsi que pour des raisons de marketing et de promotion en général. Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels à des tiers.

Nous pouvons révéler vos renseignements personnels si la loi l’exige ou si nous croyons en toute bonne foi que cette action est nécessaire pour (1) respecter la loi ou un processus légal; (2) protéger et défendre nos droits et notre propriété; (3) nous protéger d’une mauvaise utilisation ou d’une utilisation non autorisée de notre site Web; ou (4) protéger la sécurité des personnes, de la propriété de nos utilisateurs ou du public (entre autres, ceci signifie que si vous fournissez de faux renseignements ou essayez de vous faire passer pour quelqu’un d’autre, les renseignements à votre sujet pourraient être révélés comme élément d’une enquête portant sur vos agissements).

Sauf lorsque cela est établi dans cette politique de confidentialité, nous nous efforçons de ne pas révéler vos renseignements personnels à des tiers inconnus ou non-affiliés, et nous ne ferons aucun recoupement entre vos renseignements personnels et ceux d’un autre client ou d’une autre entrée de données.

Transfert à des tiers

Le partage de vos renseignements personnels
Ultimate Software peut communiquer avec des fournisseurs tiers pour effectuer certaines tâches en notre nom ou pour améliorer nos produits et services existants. Des exemples comprennent offrir de l’aide pour la mise sur le marché, le produit et les services. Ces tierces parties pourraient avoir accès aux RPI dans la stricte mesure nécessaire pour fournir ces services. Cependant, ils sont liés par des ententes de confidentialité avant de recueillir toute information qui leur est fournie, et ils ne peuvent aucunement utiliser l’information à d’autres fins.

Liens vers des sites Web de tiers et de logiciels autres que ceux d’Ultimate

Les sites Web d’Ultimate Software peuvent contenir des liens vers des sites de tiers dans le but de vous offrir plus de données. Si vous cliquez sur ces liens, vous quitterez le site Web d’Ultimate Software et serez redirigé vers le site Web d’un tiers. Ultimate Software n’est pas responsable de ces sites ou des pratiques de confidentialité des sites de ces tiers qui peuvent être différentes des nôtres. Nous n’approuvons et ne faisons pas la promotion des sites Web de tiers. De plus, les renseignements personnels que vous choisissez de partager sur les sites Web de tiers ne sont pas couverts par cette politique de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web et de toute entreprise avant de leur fournir vos renseignements personnels.

Accès

En ce qui à trait à ses propres employés et à ses propres postulants, Ultimate Software prendra les mesures raisonnables pour s’assurer que vos RPI sont exacts, complets et actuels, à la limite de son utilisation. Nous offrons aux personnes un accès raisonnable aux renseignements personnels qu’ils nous ont fournis, ainsi que la possibilité de les consulter et d’y apporter des corrections. Pour toute requête d'accès, veuillez nous contacter au privacy@ultimatesoftware.com. Nous répondrons à votre requête dans une période de temps raisonnable.

La EU - U.S. Privacy Shield framework ainsi que la Swiss -U.S. Privacy Shield Framework fournissent aux citoyens de l'Union Européenne et aux citoyens suisses le droit d’accéder à leur RPI. Ultimate Software n’a aucun lien d’affaires direct avec les individus dont il traite les données personnelles (les individus de nos clients). Si vous êtes un individu de l’un de nos clients ou un citoyen suisse ou un citoyen de l'Union Européenne cherchant à obtenir l’accès à vos renseignements personnels, veuillez envoyer votre requête directement au client d’Ultimate Software avec lequel vous avez une relation d’affaires.

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous mettons aussi en place un nombre d’étapes raisonnable pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès à vos renseignements personnels. De plus, nous pourrions limiter ou refuser l’accès aux RPI lorsque qu’un tel accès pourrait s’avérer raisonnablement coûteux ou dispendieux, ou autrement permis par la démarche de la Privacy Shield.

Pour toute requête d'accès, veuillez nous contacter au privacy@ultimatesoftware.com. Nous répondrons à votre requête dans une période de temps raisonnable.

Sécurité

Pour prévenir l’accès non autorisé ou la divulgation, pour conserver la précision des données et pour ne permettre l’accès qu’à l’utilisateur approprié des renseignements personnels, nous utilisons des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratifs pour protéger les renseignements que nous avons recueillis.

Pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos renseignements personnels, Ultimate Software utilise une variété de contrôles d’accès physique et logique, de pare-feu, de système de détection et de prévention d’intrusion, de vérification de réseaux et de bases de données, d’antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nos sessions sont chiffrées lorsque nous recueillons ou transférons des données sensibles par l’entremise de nos sites Web.

Nous limitons l’accès de vos renseignements personnels et données aux personnes qui doivent y avoir accès pour des raisons d’entretien et de traitement de ces renseignements. Les employés d’Ultimate Software qui ont obtenu un accès physique à vos renseignements personnels seront avertis sur leurs responsabilités à protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces renseignements. Ils ont aussi reçu une formation et des directives sur la façon de procéder.

Intégrité des données

En ce qui à trait à ses propres employés et à ses propres postulants, Ultimate Software prendra les mesures raisonnables pour s’assurer que vos RPI sont exacts, complets et actuels, à la limite de son utilisation. Ultimate Software n’utilisera les renseignements personnels que pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis ou selon l’autorisation subséquente de la personne.

Mise en application et vérification

Ultimate Software effectuera de façon périodique des vérifications pour valider sa conformité à cette politique de confidentialité.

Lorsqu’Ultimate Software s’aperçoit que l’un de ses employés ou qu’un tiers utilise ou divulgue des renseignements personnels d’une façon qui n’est pas autorisée par cette politique, Ultimate Software s’engage à prendre les mesures raisonnables pour prévenir ou faire arrêter l’utilisation ou la divulgation. Ultimate Software tient ses employés et représentants pour responsables dans le maintien de la confiance que nos clients ont en notre entreprise.

Règlements de conflits

Ultimate Software enquêtera et tentera de régler les plaintes et les conflits concernant l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels selon les principes de cette politique. Ultimate Software accepte de coopérer avec les autorités de protection des données de l’Union européenne ainsi qu'avec le commissionnaire suisse à la protection des données ou avec des représentants autorisés pour les conflits spécifiques aux renseignements relatifs aux ressources humaines reçus de l’Union européenne et de la Suisse. Toute autre contestation qui ne pourrait pas être résolue entre Ultimate Software et le plaignant sera traitée en conformité avec les procédures de résolution de différends applicable par l’intermédiaire de notre service tiers de résolution des différents situé au É.-U., (sans frais), sur le site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Nous vous encourageons fortement à communiquer toute plainte que vous pourriez avoir concernant cette politique de confidentialité ou notre mise en œuvre de cette politique pour procéder à la procédure arbitrale décrite dans politique.

Modifications à cette politique de confidentialité

Les pratiques décrites dans cette politique sont les politiques de protection de RPI actuelles et approuvées le 9 mai 2017. Ultimate Software se réserve le droit de modifier ou d’amender cette politique en tout temps, suivant les principes de la Privacy Shield. Si nous effectuons tout changement sur le matériel, nous vous aviserons, ainsi que nos clients, par courriel (celui que nous avons sur votre compte) ou par avis sur notre site, avant l’entrée en vigueur du changement. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les plus récentes informations concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Vous pouvez communiquer en tout temps avec Ultimate Software pour poser vos questions ou partager vos inquiétudes au sujet de cette politique de confidentialité à l'adresse privacy@ultimatesoftware.com. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
1485 North Park Drive
Weston, FL 33326