Politique de confidentialité

Objectif

Ce document présente la politique de confidentialité d’Ultimate Software Group Inc. (« Ultimate Software »). Ce document est conforme aux normes ISO/CEI 27001:2013 et établit un Contrôle A 18.1.4 - La confidentialité et la protection des données à caractère personnel et ISO/IEC 27018:2014 et établie l’application des contrôles dans l’annexe A - Le contrôle prolongé des processeurs de RPI dans le cloud public configuré pour la protection des RPI.

Portée

Cette politique de confidentialité s’applique à toutes données à caractère personnel recueillies par Ultimate Software (y compris ses filiales) et provenant de ses clients, ses employés, des visiteurs de son site Web et des candidats (tous désignés d’une manière individuelle par « vous » ou « vôtre » ou « votre ») par n’importe quel support électronique, écrit ou verbal. Pour les besoins de la présente politique, l’expression « données à caractère personnel » signifie tout renseignement recueilli par Ultimate Software qui identifie ou peut être utilisé par Ultimate Software pour identifier une personne. En tant que sous-réseau du plus grand groupe listé comme tel ci-dessus, Ultimate Software traite l’information des employés, de ses clients sous la directive de ses clients, et n’a aucun lien direct avec les employés de ces clients dont les données personnelles sont traitées pour ses clients.

Politique de confidentialité

Ultimate Software respecte la confidentialité des renseignements relatifs à ses clients, ses employés, ses visiteurs de son site Web et les candidats à un emploi. Nous pensons qu’il est important que vous soyez au courant du type de données que nous recueillons à votre sujet et de la façon dont ells sont utilisés. Nous reconnaissons qu’il est important d’utiliser les mesures appropriées de protection et de gestion des données personnelles que vous nous avez fournies. La politique de confidentialité fait valoir les principes de confidentialité qu’Ultimate Software utilise pour respecter vos données personnelles.

APEC (Alliance for the Preservation of English in Canada)

Les pratiques de confidentialité d'Ultimate Software décrites ici sont conformes aux règles transfrontalières de protection de la vie privée d'APEC (CBPS). Le système CBPR d'APEC fournit un cadre pour permettre aux entreprises d'assurer la protection des renseignements personnels transférés entre les économies APEC participantes. Pour plus de renseignements sur le cadre de référence APEC, consultez le site https://www.apec.org/Groups/Committee-on-Trade-and-Investment/~/media/Files/Groups/ECSG/CBPR/CBPR-PoliciesRulesGuidelines.ashx.

TRUSTe

Confidentialité

Ultimate Software se conforme au EU - U.S.A Privacy Shield Framework et au Swiss -U.S. Privacy Shield Framework (Privacy Shield), établis par le U.S. Department of Commerce (département du Commerce américain) concernant la collecte, l'utilisation et la rétention de données personnelles transférées de l’Union Européenne (et si le Royaume-Uni quitte l'Union Européenne, du Royaume-Uni) et/ou de la Suisse, tel qu’applicable aux États-Unis sur la base du Privacy Shield. Ultimate Software a certifié au département de commerce que l’entreprise adhère aux principes du Privacy Shield quant à ces informations. En cas de conflit entre les conditions de cette politique de confidentialité et les principes du Privacy Shield, ce sont les principes du Privacy Shield qui prévaudront. Pour en savoir plus sur le programme du Privacy Shield et pour visualiser notre certification, veuillez consulter le site https://www.privacyshield.gov/.

Ultimate Software est responsable du traitement de données personnelles, définies comme toute opération ou ensemble d’opérations opérées sur ces données, d’une manière automatisée ou non, telle que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, le stockage, l’adaptation ou la modification, la récupération, la consultation, l’utilisation, la transmission, la propagation par toute voie disponible, l’alignement ou la combinaison, le blocage, l’effacement ou la destruction, qu’il reçoit, et ce dans le cadre des règles applicables du Privacy Shield Framework, et, à l’occasion, ultérieurement transférées à un tiers agissant en son nom. Ultimate Software se conforme aux principes du Privacy Shield pour tous les transferts de données personnelles futures de l’Union Européenne (et si le Royaume-Uni quitte l'Union Européenne, du Royaume-Uni), et/ou de la Suisse, y compris les transferts futurs de clauses de responsabilité.

En respect des données personnelles reçues ou transférées conformément aux règles du Privacy Shield Framework, Ultimate Software est sujette aux réglementations en vigueur contrôlée par la Commission fédérale du commerce américain. Dans certaines circonstances, Ultimate Software pourrait devoir divulguer des données personnelles en réponse à des requêtes légales soumises par les autorités publiques, y compris pour répondre à des exigences de sécurité nationale ou d’application des lois.

Si vous estimez que nous ne traitons pas concernant la confidentialité ou l’utilisation de données, veuillez contacter le service tiers de résolution des différends, situé aux États-Unis (sans frais) par l’intermédiaire du site https://feedback-form.truste.com/watchdog/request.

Sous certaines conditions décrites plus en détail sur le site du Privacy Shield, vous pouvez faire appel à un arbitrage exécutoire lorsque toutes les procédures de règlement de différents ont été épuisées.

TRUSTe

Notification

La façon dont sont recueillis les renseignements personnels
Visiteurs sur notre site
Ultimate Software ne recueille les données à caractère personnel des visiteurs que lorsqu’ils décident de communiquer ces données. Sur certaines pages, les visiteurs ont la possibilité de donner des données personnelles comme leur nom, le nom de leur entreprise, leur adresse, leur numéro de téléphone et leur email. Les données personnelles fournies lors de l’utilisation de ce site web seront uniquement utilisées en accord avec cette politique de confidentialité. En fournissant ces données à Ultimate Software, un visiteur peut demander des informations relatives à Ultimate Software, notamment sur les produits, les renseignements pour investisseurs, les événements que l’entreprise organise ou avoir du support technique lors de l’utilisation de son site Web. Si vous résidez dans l’Union européenne ou si le Royaume-Uni quitte l'Union Européenne, au Royaume-Uni et désirez exercer votre droit à l’effacement de données personnelles communiquées antérieurement, veuillez cliquer  ici.

Site Web, cookies et autres technologies de suivi
Pour améliorer le contenu et la structure de son site, Ultimate Software utilise un logiciel de suivi de site Web pour automatiquement recueillir des données techniques qui sont ensuite stockées dans les fichiers de son serveur. Ces données peuvent comprendre, sans s’y limiter, le domaine de l’utilisateur, le type de navigateur internet utilisé, les pages Web de notre site qui ont été consultées et le temps passé sur notre site.

Ultimate Software et ses partenaires utilisent des cookies et des technologies similaires pour analyser les tendances, administrer le site, suivre la navigation des utilisateurs et recueillir des informations démographiques sur sa base d'utilisateurs dans son ensemble. Pour gérer les cookies Flash, cliquez ici : //www.macromedia.com/support/documentation/en/flashplayer/help/settings_manager07.html

Un cookie est une information que notre site Web stocke sur votre ordinateur et qui peut être récupérée plus tard. Ce cookie ne peut être lu par aucun autre site. Nous utilisons des cookies pour plusieurs raisons, comme par exemple, pour enregistrer vos préférences concernant certains types d’informations. Aucun cookie ne contient des données pouvant permettre à quelqu’un de communiquer avec vous par téléphone, email ou autre. Vous pouvez vérifier notre utilisation des cookies sur votre ordinateur en configurant votre navigateur Web de sorte qu’il vous avertisse lorsqu’un cookie est installé. Vous pouvez aussi empêcher l’installation complète d’un cookie. La partie « Aide » de la barre d’outils de la majorité des navigateurs vous indique comment configurer votre navigateur pour qu’il refuse l’installation de nouveaux cookies, comment faire en sorte que le navigateur vous avertisse lorsqu’un nouveau cookie est installé et comment supprimer tous les cookies. Notez cependant que si vous interdisez les cookies, vous pourriez n’être pas en mesure d’accéder à certaines parties ou à certains services de nos sites Web.

Nous travaillons en partenariat avec des tiers pour gérer notre publicité sur d'autres sites et ceux—ci peuvent utiliser des cookies ou technologies similaires pour vous envoyer des publicités définies sur la base de vos activités dans votre navigateur. Si vous désirez ne pas recevoir de publicité axée sur vos intérêts cliquez ici. Si vous résidez dans l'Union Européenne ou au Royaume-Uni si le pays quitte l'Union Européenne, veuillez cliquez ici. Notez que vous continuerez à recevoir des publicités de nature générique.

Candidats à un poste et employés d'Ultimate Software
Ultimate Software collecte les RPI provenant d’application d'emploi comme le nom, l'adresse, l'e-mail, le numéro de messagerie et d’employés d’Ultimate Sofware pour, entre autres, des raisons d’affaires légitimes reliées aux ressources humaines, telles que l’administration de la paie, l’embauche pour un poste, le maintien des données précises liées aux avantages sociaux, la gestion de la sécurité et de la santé, la gestion de la performance, l’accès et l’authentification au réseau de l’entreprise et pour répondre aux exigences gouvernementales. Ultimate Software ne participe pas aux prises de décision automatisées. Les résidents de l’Union Européenne ou du Royaume-Uni (si le pays quitte l'Union Européenne) qui ont créé un profil de candidat et/ou ont remis leur candidature pour une offre d’emploi chez Ultimate Software et qui aimeraient exercer leurs droits dans le cadre du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union Européenne peuvent consulter les instructions fournies sur leur profil dans la section Consentement et confidentialité.

Clients
Ultimate Software recueille les RPI tels que le nom, l'adresse, l'email et le NSS des clients Ultimate Software qui utilisent notre solution. Les données peuvent être recueillies par voie logicielle ou par des membres de notre équipe de support aux clients. Les données recueillies sont semblables à celles des « Candidats à un poste et employés d'Ultimate Software » évoquées ci-dessus.

Ultimate Software collecte l’information sous la directive de ses clients et n’a aucun lien direct avec les individus liés aux données personnelles qu’il traite. Contactez l’entité avec laquelle vous interagissez directement pour toute question relative à l’accès, la correction, le traitement ou l’effacement de ces données. Nous pourrions transférer des données à caractère personnel à des entreprises qui nous aident à fournir nos services. Les transferts à ces tiers sont couverts par l’accord de service signé avec nos clients. L’utilisation des données recueillies par notre solution SaaS est limitée aux besoins nécessaires pour fournir le service ou le produit demandé par le client d’Ultimate Software.

Application  mobile
Nous utilisons un logiciel mobile d’analytique pour mieux comprendre les fonctionnalités de notre logiciel mobile sur votre téléphone. Ce logiciel peut enregistrer des informations telles que votre fréquence d’utilisation de l'application, les événements qui ont lieu dans l’application, l’usage agrégé, des données sur les performances, et l’endroit d’où l’application a été téléchargée. Nous n’associons pas l’information enregistrée dans le logiciel d’analytique à une quelconque information personnelle identifiable que vous soumettez dans l’application mobile.

Choix

Utilisation de vos données à caractère personnel
Nous utilisons vos données à caractère personnel pour vous offrir les services qu’Ultimate Software est tenue par contrat de vous offrir, pour vous aider à effectuer une transaction ou pour communiquer avec vous sur nos produits et services. Nous utilisons les données à caractère personnel des visiteurs de notre site Web pour répondre aux demandes faites par ces visiteurs sur notre site Web et pour leur fournir des renseignements qui correspondent à leurs intérêts, ainsi que pour des raisons de marketing et de promotion en général. Nous ne vendons ni ne louons aucune donnée à caractère personnel à des tiers.

Nous pouvons être amenés à révéler vos données personnelles si la loi l’exige ou si nous croyons en toute bonne foi que cette action est nécessaire pour (1) respecter la loi ou un processus légal ; (2) protéger et défendre nos droits et notre propriété ; (3) nous protéger d’une mauvaise utilisation ou d’une utilisation non autorisée de notre site Web ; ou (4) protéger la sécurité ou propriété personnelle de nos utilisateurs ou du public (entre autres, ceci signifie que si vous fournissez de informations fausses ou essayez de vous faire passer pour quelqu’un d’autre, les données à votre sujet pourraient être révélés dans le cadre d’enquête sur vos actions).

Sauf lorsque la possibilité en est établie dans cette politique de confidentialité, nous nous efforçons de ne pas révéler vos données personnelles à des tiers inconnus ou non-affiliés, et nous ne ferons aucun recoupement entre vos données personnelles et celles d’un autre client ou d’une autre entité.

Transfert à des tiers

Le partage de vos données à caractère personnel
Ultimate Software peut communiquer avec des fournisseurs tiers pour effectuer certaines tâches en notre nom ou pour améliorer nos produits et services existants — par exemple du marketing, ou du support sur nos produit et les services. Ces tiers pourraient avoir accès aux données personnelles si c’est strictement nécessaire pour fournir ces services. Cependant, ils sont liés par des accord de confidentialité avant toute collecte d’information, et ils ne peuvent en aucun cas utiliser cette information à d’autres fins.

Liens vers des sites Web n’appartenant pas à Ultimate Software/sites Web de tiers

Les sites Web d’Ultimate Software peuvent contenir des liens vers des sites tiers dans le but de vous offrir plus d’informations. Si vous cliquez sur ces liens, vous quitterez le site Web d’Ultimate Software et serez redirigé vers le site Web d’un tiers. Ultimate Software n’est pas responsable de ces sites ou des pratiques de confidentialité observées par ces tiers et qui peuvent être différentes des nôtres. Nous n’endossons pas les sites Web de tiers et n’en faisons pas la promotion. Les données à caractère personnel que vous choisissez de communiquer sur les sites Web de tiers ne sont pas couverts par notre politique de confidentialité. Nous vous encourageons à consulter la politique de confidentialité de tout site Web et de toute entreprise avant de leur fournir vos données personnelles.

Accès

Concernant ses propres employés et à ses propres candidates, Ultimate Software prendra toutes les mesures raisonnable pour s’assurer que vos données personnelles sont exactes, complètes et à jour et utilisées comme prévu. Nous offrons un accès raisonnable aux données personnelles qu’ils nous ont fournies, ainsi que la possibilité de les consulter et d’y apporter des corrections. Pour toute demande d'accès, veuillez nous contacter au privacy@ultimatesoftware.com. Nous répondrons à votre demande dans un délai raisonnable.

Ultimate Software ne conservera les données personnelles qu’aussi longtemps qu’il est nécessaire de le faire pour être en conformité avec ses obligations juridiques, résoudre des différends, et comme prévu par ses accords avec ses clients.

Le EU - U.S.A Privacy Shield Framework ainsi que le Swiss -U.S. Privacy Shield Framework fournissent aux citoyens de l'Union Européenne et aux citoyens suisses le droit d’accéder à leurs données personnelles. Ultimate Software n’a aucun lien d’affaires direct avec les personnes dont il traite les données personnelles (les personnes de nos clients). Si vous êtes une personne chez l’un de nos clients, adressez toute demande au client d’Ultimate Software avec qui vous avez une relation professionnelle.

Pour protéger votre vie privée et votre sécurité, nous mettons aussi en place un nombre de dispositions pour vérifier votre identité avant de vous accorder l’accès à vos données personnelles. De plus, nous pourrions limiter ou refuser l’accès aux données personnelles si un tel accès s’avérait déraisonnablement coûteux ou contraignant, ou dans les cas permis par le Privacy Shield Framework.

Sécurité

Pour prévenir l’accès non autorisé ou la divulgation de données personnelles, pour assurer l’exactitude de ces données et pour n’en permettre l’accès qu’à un utilisateur autorisé, nous utilisons des contrôles et des procédures physiques, techniques et administratifs pour protéger les données que nous avons recueillies.

Pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, Ultimate Software utilise une multiplicité de contrôles d’accès physique et logique, de firewall, de systèmes de détection et de prévention d’intrusion, de vérifications de réseaux et de bases de données, d’antivirus et de systèmes de sauvegarde. Nous recourons au chiffrement pour protéger toutes les données sensibles lors de leur collecte ou de leur transfert où qu'elles se trouvent.

Nous limitons l’accès à vos données personnelles et données aux personnes qui doivent y avoir accès pour des raisons de maintenance et de traitement de ces renseignements. Les employés d’Ultimate Software qui ont obtenu un accès physique à vos données personnelles sont conscients de leur responsabilité de protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de ces données. Ils ont aussi reçu une formation et des directives sur la façon de procéder.

Intégrité des données

Pour ce qui concerne ses propres employés et à ses propres candidats, Ultimate Software prend les dispositions adéquates pour s’assurer que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour, et utilisées comme prévu. Ultimate Software n’utilisera les données à caractère personnel que pour les raisons pour lesquelles elles ont été recueillies ou autorisées par la personne.

Application et vérification

Ultimate Software effectuera de façon périodique des vérifications pour valider sa conformité à cette politique de confidentialité.

Si Ultimate Software apprend que l’un de ses employés ou qu’un tiers utilise ou divulgue des données personnelles d’une façon qui n’est pas autorisée par cette politique de confidentialité, Ultimate Software s’engage à prendre toutes les dispositions adéquates pour empêcher ou faire cesser l’utilisation ou la divulgation. Ultimate Software tient ses employés et agents responsables du maintien de la confiance que nos clients place en notre société.

Règlements des conflits

Ultimate Software enquêtera et tentera de régler les plaintes et les conflits concernant l’utilisation et la divulgation de données personnelles sur la base des principes de cette politique. Ultimate Software accepte de coopérer avec les autorités de protection des données de l’Union européenne ainsi qu'avec le commissionnaire suisse à la protection des données ou avec des représentants autorisés pour les conflits relatifs aux données de ressources humaines en provenance de l’Union européenne et de la Suisse. Toute différend qui ne pourrait pas être résolu entre Ultimate Software et le plaignant sera traitée en conformité avec les procédures de résolution de différends applicable par l’intermédiaire de notre service tiers de résolution des différends, TRUSTE, situé aux États-Unis (sans frais), sur le site  https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Nous vous encourageons vivement à communiquer toute plainte que vous pourriez avoir concernant cette politique de confidentialité ou sa mise en œuvre avant de procéder à la procédure d’arbitration décrite dans ce paragraph.

Modifications à cette politique de confidentialité

Les pratiques décrites dans cette politique sont les politiques de protection de RPI actuelles et approuvées le 30 août 2018. Ultimate Software se réserve le droit de modifier ou d’amender cette politique à tout moment mais en accord avec les principes de la Privacy Shield. Si nous effectuons un changement substantiel, nous vous en aviserons, ainsi que nos clients, par email (celui que nous avons sur votre compte) ou par avis sur notre site, avant l’entrée en vigueur de ce changement. Nous vous incitons à consulter régulièrement cette page pour obtenir les informations les plus récentes concernant nos pratiques de confidentialité.

Coordonnées

Vous pouvez contacter à tout moment Ultimate Software si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette Politique de confidentialité à privacy@ultimatesoftware.com. Ces demandes peuvent aussi être envoyées au :

The Ultimate Software Group
Attention : Vice-président confidentialité, risques et conformité
1485 North Park Drive
Weston, FL 33326, États-Unis

Les résidents de l’Union Européenne peuvent communiquer avec le responsable de la protection des données externes (DPO) par email à  DPO@ultimatesoftware.com. Le DPO est également le représentant d’Ultimate Software en Europe et se trouve au : 
Intargia Management Consulting
Max-Planck-Straße 20,
63303 Dreieich Allemagne